आज हम औपचारिक पत्र (Formal Letter) लिखना सीखेंगे। साथ ही कुछ बेहतरीन उदाहरण भी देखेंगे। हमने आपके लिए नीचे वर्कशीट भी तैयार की है, जिससे आप रिक्त स्थान भरकर आसानी से औपचारिक पत्र लिखना सिख सकते हैं। औपचारिक पत्र शिक्षक, अधिकारी और सरकारी विभाग आदि के लिए लिखा जाता है। यह विनम्र भाषा लिखा जाता है। खासतौर पर शिकायत करने, सूचना देने, छुट्टी माँगने, अनुरोध करने या किसी कार्य की स्वीकृति पर पत्र लिखा जाता है।
औपचारिक पत्र क्या होता है?
औपचारिक पत्र (Formal Letter) वह पत्र होता है जो किसी सरकारी अधिकारी, संस्था, विद्यालय, कार्यालय आदि को लिखा जाता है। इसकी भाषा शैली अच्छी, शुद्ध और विनम्र में होती है। आपको मीठी भाषा का इस्तेमाल करना होता है।
आपको पत्र लिखते समय कुछ बातों का ध्यान रखना चाहिए:
- भाषा का इस्तेमाल हेमशा औपचारिक और सम्मानजनक में होना चाहिए।
- विषय स्पष्ट और सीधा होना चाहिए।
- आपको जानकारी सही रूप (पता, तिथि, विषय, संबोधन, मुख्य भाग, समापन) लिखने चाहिए।
उदहारण के तौर पर हम समझ सकते हैं :
- स्कूल में छुट्टी के लिए प्रार्थना
- बिजली विभाग को शिकायत पत्र
- नाम या अंक सुधार हेतु आवेदन
औपचारिक पत्र का प्रारूप (Format) कैसा होता है?
आपको पत्र लिखते समय कुछ बिंदुओं का हेमशा ध्यान रखना चाहिए। हमारे द्वारा दिए हुए निम्नलिखित प्रारूप देख सकते हैं।
- पत्र भेजने वाले का पता (Sender’s Address)
- तिथि (Date)
- पत्र प्राप्त करने वाले का पता (Receiver’s Address)
- विषय (Subject)
- सम्मान सूचक संबोधन (Salutation)
- पत्र का मुख्य भाग (Body of the Letter)
- अच्छा समापन (Conclusion)
- अंत में आपका नाम व हस्ताक्षर (Your Name and Signature)
औपचारिक पत्र के उदाहरण
उदाहरण – बिजली बिल के बारे में शिकायत पत्र
[प्रेषक का पता]
राजेश कुमार
ग्राम–रामपुर, पोस्ट–चंदौली,
गोरखपुर–209111
[दिनांक]
01 जून, 2025
सेवा में,
अधिकारी,
बिजली विभाग,
गोरखपुर –साउथ जोन, 208001
विषय: अचानक बढ़े बिजली बिल के बारे में शिकायत पत्र
महोदय,
सविनय निवेदन है कि मैं आपके अधीनस्थ क्षेत्र ग्राम रामपुर का निवासी हूँ। मुझे मई माह का बिजली बिल प्राप्त हुआ, जिसमें उपभोग दर सामान्य से दोगुना दर्शाया गया है। पिछले माह मेरा बिल ₹1,200 था, पर इस बार बिल ₹2,500 भेजा गया है।
मैंने अपनी मीटर रीडिंग भी चेक कराई है, उसमें कोई असंगतता नहीं पाई गई। कृपया मेरी शिकायत पर ध्यान देते हुए बिल की पुनः जांच कर उचित बिल संख्या जारी करने की कृपा करें।
आपकी अति कृपा होगी।
धन्यवाद,
(हस्ताक्षर)
मोहन कुमार
मोबाइल: 98XXXXXX
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उदाहरण – विद्यालय के प्रधानाचार्य को छुट्टी के लिए आवेदन पत्र
प्रेषक का पता:
अजित कुमार
कक्षा 9
सरस्वती विद्या मंदिर,
लखनऊ – 226001
दिनांक: 30 मई, 2025
सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
सरस्वती विद्या मंदिर,
लखनऊ – 226001
विषय: तीन दिनों की अवकाश हेतु प्रार्थना पत्र
महोदय,
सविनय निवेदन है कि मैं आपके विद्यालय की कक्षा 9 का छात्र हूँ। मुझे बुखार के कारण स्वास्थ्य ठीक होने के लिए डॉक्टर ने मुझे आराम करने सलाह दी है। अतः मैं दिनांक 31 मई से 2 जून, 2025 तक विद्यालय आने में असमर्थ रहूँगा।
आपसे निवेदन है कि कृपया मुझे तीन दिनों का अवकाश प्रदान करने की कृपा करें।
आपकी अति कृपा होगी।
सधन्यवाद,
आपका आज्ञाकारी छात्र
(हस्ताक्षर)
अजित कुमार
कक्षा – 9
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उदाहरण – छात्रवृत्ति (Scholarship) हेतु प्रार्थना पत्र
प्रेषक का नाम: प्रियंका मिश्रा
कक्षा: 8
विद्यालय: राजकीय बालिका इंटर कॉलेज, गोरखपुर
दिनांक: 30 मई, 2025
सेवा में,
प्रधानाचार्या महोदया,
राजकीय बालिका इंटर कॉलेज, गोरखपुर
विषय: छात्रवृत्ति प्राप्त करने हेतु आवेदन पत्र
महोदया,
सविनय निवेदन है कि मैं कक्षा 8 ‘अ’ की नियमित छात्रा हूँ। मैंने पिछले शैक्षणिक वर्ष में सभी विषयों में उत्कृष्ट अंक प्राप्त किए हैं। मैं आर्थिक रूप से भी छात्रवृत्ति के लिए पात्र हूँ।
अतः आपसे अनुरोध है कि मुझे छात्रवृत्ति योजना के अंतर्गत चयनित करने की कृपा करें।
सधन्यवाद,
आपकी आज्ञाकारी छात्रा
(हस्ताक्षर)
प्रियंका मिश्रा
कक्षा – 8
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उदाहरण – नाम सुधार के लिए आवेदन पत्र
प्रेषक: राहुल सिंह
कक्षा: 10 ‘सी’
विद्यालय: नगर परिषद उच्च विद्यालय, पटना
दिनांक: 30 मई, 2025
सेवा में,
प्रधानाचार्य महोदय,
नगर परिषद उच्च विद्यालय, पटना
विषय: विद्यालय अभिलेख में नाम सुधार हेतु प्रार्थना पत्र
महोदय,
सविनय निवेदन है कि मेरे नाम की वर्तनी विद्यालय के अभिलेख में गलत दर्ज है। मेरा सही नाम “राहुल सिंह” है, जबकि अंकपत्र में “राहूल सिहं” लिखा गया है।
कृपया विद्यालय रिकॉर्ड में नाम को सुधारने की कृपा करें ताकि भविष्य में कोई समस्या न हो।
धन्यवाद सहित,
आपका आज्ञाकारी छात्र
(हस्ताक्षर)
राहुल सिंह
कक्षा – 10 ‘सी’
पत्र लिखते समय आप इन टिप्स का इस्तेमाल करें
| भाग | क्या करें |
|---|---|
| पता और तिथि | ऊपर बाईं ओर छात्र का नाम, कक्षा, स्कूल और तिथि लिखें |
| सेवा में | पत्र जिसे भेजना है, जैसे “प्रधानाचार्य महोदय” |
| विषय | एक पंक्ति में पत्र का उद्देश्य बताएं |
| मुख्य भाग | समस्या/कारण और निवेदन साफ़ व सीधे शब्दों में |
| समापन | “धन्यवाद सहित”, “आपका आज्ञाकारी छात्र” आदि से |
| हस्ताक्षर | नाम और कक्षा साफ़ लिखें |
औपचारिक पत्र लेखन – अभ्यास वर्कशीट
डाउनलोड – यहाँ से करें
औपचारिक पत्र लिखने के लिए अभ्यास करें
छुट्टी के लिए प्रार्थना पत्र:
विषय: _________ दिनों की छुट्टी के लिए प्रार्थना
मुख्य कारण भरें:
मैं __________ (बीमारी/पारिवारिक कार्य/यात्रा) के कारण दिनांक __________ से __________ तक विद्यालय नहीं आ सकूँगा/सकूँगी। कृपया मुझे छुट्टी प्रदान करें।
नाम सुधार हेतु आवेदन पत्र:
विषय: नाम में सुधार हेतु प्रार्थना पत्र
त्रुटि भरें:
मेरे विद्यालय रिकॉर्ड में मेरा नाम __________ लिखा गया है, जबकि मेरा सही नाम __________ है। कृपया सुधार करने की कृपा करें।
छात्रवृत्ति के लिए आवेदन
विषय: छात्रवृत्ति हेतु आवेदन पत्र
बात स्पष्ट करें:
मैं कक्षा __________ का छात्र/छात्रा हूँ। पिछले वर्ष मैंने __________% अंक प्राप्त किए हैं और मेरी आर्थिक स्थिति भी कमजोर है। कृपया मुझे छात्रवृत्ति प्रदान करें।
छात्र हमेशा इन सरल निर्देश का पालन करें (Instructions for Students)
- पूरा पत्र साफ़ और सुंदर लेख में लिखें।
- भाषा सरल, शुद्ध और विनम्र रखें।
- विषय एक पंक्ति में और स्पष्ट हो।
- अंत में धन्यवाद और नाम अवश्य लिखें।
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FAQs
पत्र कितने प्रकार के होते हैं?
पत्र दो प्रकार के होते हैं : औपचारिक पत्र और अनौपचारिक पत्र।
औपचारिक पत्र का दूसरा नाम क्या है?
औपचारिक पत्र को शिकायत पत्र, सुझाव पत्र या अभिवादन पत्र के नाम से भी जाना जाता है।
औपचारिक पत्र कैसे लिखें?
आर्टिकल में ऊपर दी हुई जानकारी से आप आसानी से औपचारिक पत्र सकते हैं।
औपचारिक पत्र को अंग्रेजी में क्या कहते हैं?
अंग्रेजी में औपचारिक पत्र को ‘Formal Letter’ कहते हैं।
